På vissa bokningskanaler kan man boka för- och eftermiddags mötesrum, heldagar och även helg konferenser.  Timetomeet inriktar sig till exempel på hel- och halvdags konferenser vilket kan tyckas räcka för att få ut ett effektivt resultat av mötet och samtidigt hålla inspirationen igång.

Hur håller du dina kollegor fokuserade och intresserade en hel dag då?

En bra miljö är A&O för att hålla fokus i styr, ljusa lokaler med öppningsbara fönster är att föredra, tänk på att hjärnan behöver syre för att orka fokusera så ge ert team många kortare raster eller öppna fönstren när tecken på trötthet syns.  Vatten och mat är en annan bra idé att inkludera, ställ tillbringare med vatten på varje bord, se även till att talaren eller hen som håller i konferensen har tillgång till vatten.

Håll en bra ton och intressera med inlevelse och kroppsspråk när du talar. Finns det något värre än en monoton talare. Prata med inlevelse och bjud in till diskussioner under tiden du talar. Om du tror att du talar inför en publik som bara är där för att lyssna på dig lär publiken luta sig tillbaka och strax tappa fokuset. Bjud in i diskussioner och avsluta meningar med bekräftelser som exempel ” Eller hur.” ”Tycker ni med det?” eller ” Så skulle ni väl också tolka det.”. Fånga upp fokuset genom att variera kroppsspråket och tonläget, lägg till dramatiska pauser och rör på dig när du talar.

Hyr in er i en möteslokal med många toaletter i byggnaden. Vanligaste irritationsmomentet vid en tillställning är toaköerna, är ni ett företag med 10 anställda som har konferens tillsammans med några andra företag i samma byggnad kan det vara jobbigt att dela på en toalett, för att minska förseningar och irritation så kan det vara bra att kolla upp sånt innan. Samma gäller kapprum.

Kreativiteten har en tendens att komma när man minst anar den. Se till att varje bord har papper och penna nära till hands, på så sätt kan era anställda anteckna viktiga idéer som dyker upp under föreläsningen utan att avbryta eller börja rota runt i väskan.

Avslutningsvis skulle jag vilja tipsa om att inkludera någon form av aktivitet i konferensen för att tillföra glädje och energi.  Skratt utsöndrar Endorfin som leder till lycka vilket behövs för att hjärnan skall orka med.

Varför skall man gå på en konferens?

Det egentligen möten för alla typer av syften.  Den som går på många möten lär sig hantera dem och dra nytta av dem. Säljmöten är en typ av möten som kan vara svåra att hantera. Det finns inget som heter ” ett förutsättningslöst möte” som är ett uttryck som många säljare använder sig utav.  Alla normala personer har en agenda.

Detsamma gäller på en konferens. Man utbyter information. Det gör konferenser meningsfulla för alla deltagare.  Att samtala har människor gjort sedan urminnes tider.  Ta vara på din nästa konferens. Lär dig och lär ut.

Dags-konferenser har blivit allt mer populära i Sverige. De är kostnadseffektiva och du kan ha dem i ditt närområde. Vem vill inte lära sig något nytt på en vanlig arbetsdag? Dagen efter kan du vara tillbaka på jobbet med en ny erfarenhet.

TimeToMeet är ett spännande nytt företag som lanserade sin tjänst hösten 2016. Företaget listar och rangordnar konferensrum och möteslokaler i Sveriges största städer. De erbjuder direktbokningar och jämnför kvalité och priser. Du kan exempelvis titta på vilken utrustning som ingår när du hyr en lokal.  De har hemsidan www.timetomeet.se.  Du kan se alla lokaler de har i stockholm på  https://timetomeet.se/venues/stockholm/. Du får din bekräftelse direkt på mailen inom några minuter och det fungerar hur smidigt som helst.

Rekommenderas varmt!

Hur inreder man ett kontor på bästa sätt?

Färgsättning:

Många ställer sig frågan hur man skall inreda ett kontor eller konferenslokal på bästa sätt. Smaken är personlig såklart. Forsman och Bodenfors som är Sveriges mest prisade reklambyrå använder sig av Orangea heltäckningsmattor för att färgen orange skall främja kreativitet.

Möblering:

Bra möbler är väldigt viktigt. Teknisk utrustning som dator och internet är avgörande för en bra arbetsmiljö. Ståbord kan vara skönt vid arbetsplatser men fungerar mindre bra vid större möten då man oftast vill sitta.

Ljussättning och temperatur:

Ljusa lokaler känns ofta mer positiv och kan skapa utrymme för att tänka. Även rätt temperatur är av vikt för en lyckad konferens.

Idag ser vi ofta hur arkitekter anlitas både för att inreda hotel, restauranger och kontor. Det är ändå här man spenderar största delen av sitt arbetsliv och därför kanske det är värt att lägga pengar på just inredningen. Det är också för mötesdeltagares skull – för vem vill inte ha det trevlig runt omkring sig när man fattar viktiga beslut?

Hur ser framtiden ut för bokningsbolagen? Vi vet att nya upphandlingsregler kommer att påverka bokningskanaler med bokningsförfrågningar. Idag ser bokningssajterna ut så som att du kan boka i realtid, skicka förfrågan till anläggningen eller en mix av båda, alltså hybridbokning.

Nästa fråga är hur vida de nya onlinebokningsföretagen påverkar marknaden för bokningsbolagen? Många pratar om att bokningsbolagens tid är förbi samtidigt som flera av dem går med vinst år efter år. Nu har flera onlinebokningsföretag tagit sig in på konferensmarknaden där TimeToMeet är en av få aktörer som enbart erbjuder en renodlad realtids bokning där du får ett avslutat köp och kvittot direkt vid köpet online.

Det finns flera andra aktörer förutom TimeToMeet som erbjuder en onlinebokning, men skillnaden är att dom har mixat kunderbjudandet med bokningsförfrågningar, så kallade hybridlösningar. Frågan är vad som är framtiden? Bokningsbolagens lönsammaste produkt är paket med stora konferensgrupper, F&B och boende. Onlineföretagens och hybridföretagens fokus är dagkonferensen med både små och stora grupper. Innebär detta att det finns en marknad för alla? Kan bokningsbolagen rentav bli lönsammare om dom undviker dagkonferenser med mindre grupper? Internationellt sett så är det hybriderna som växer och tar marknadsandelar. Om man tittar på OTA företagen så är det enbart onlinebokning som gäller och ett av dem har även startat igång onlinebokning för konferensrum.

Slutkunden har ett behov av att kunna jämföra priser snabbt och enkelt vilket bokare är vana vid när det gäller hotellbokning. Detta börjar även bli en självklarhet att kunna jämföra allt från hantverkare (offerta) till bilservice (Lasingoo). Oavsett om det handlar om onlinebokning eller en hybridtjänst så kommer marknaden mer och mer efterfråga prisjämförelse och realtids bokning. Sammanlagt så har TimeToMeet, Bokarum, Poppice och Bokaenkonferens mer än 200 anläggningar knutna till sig.  Nu väntar en tillväxt som kommer bli intressant att följa. Samtidigt är det inte säkert att detta kommer att påverka bokningsbolagen negativt.

Göteborg är en av Sveriges största städer och således också en av de största städerna för konferenser. Det finns ett flertal stora arrangörer av konferenser och många bokningsbolag. De riktigt stora konferenserna hålls på Svenska mässan när Liseberg och Gothiw Towers. Utöver det finns också en stor mässhall på Quality Hotel 11 som ligger på Hisingen.

En stor tradition av evenemang och mässor gör att det finns en stor kompetens i staden för ert arrangemang vilket också gör att det är stora chanser till en lyckad konferens.

Om ni ska på en konferens på Svenska mässan rekomenderas att ni bokar boendet nära för en effektiv konferens. Om ni istället letar efter konferensrum för en dagkonferens finns det en upp sjö av alternativ att välja bland. Bestäm er först för vilket områden i Göteborg som är aktuellt. Ett skönt område fför detta är Vasastan där det finns många trevlig restuaranger för tiden efter konferensen och dessutom är det väldigt centralt men betydligt lugnare än runt avenyn trots att det bara är ett stenkast bort.